Срокове за съхранение на лични данни
„Би Пи Сълюшън “ ЕООД съхранява личните Ви данни на хартиен и електронен носител в съответствие с принципа за „ограничение на съхранението“. По-специално за гореописаните цели Дружеството ще съхранява:
· Личните данни на клиенти се съхраняват за срок от 5 (пет) години от приключването на съответния договор съгласно общата погасителна давност;
· Личните данни на кандидати за работа, които не са одобрени за назначаване по обявена от Дружеството свободна работна позиция за срок от 1 (една) година от приключване на процедурата по назначаване, след което се връщат на субекта на данни или се унищожават по подходящ начин. Личните данни могат да се съхраняват за по-дълъг срок с цел изпращане на уведомления за нови работни позиции само при наличие на изрично съгласие от субекта на данни в електронна или писмена форма;
· Личните данни на служители съобразно сроковете, определени в съответствие с Кодекса на труда и приложимите към него наредби, Кодекса за социалното осигуряване и приложимите към него наредби, ДОПК, Закона за счетоводството и други;
· Личните данни на субекти на данни, дадени въз основа на съгласие се съхраняват за срок от 1 (една) от неговото получаване от Администратора. В този случай Дружеството предприема необходимите мерки да уведоми субектите на данни за това обстоятелство, като им осигури възможността да дадат отново съгласието си за срок от 1 (една) година;
· Личните данни, съдържащи се в счетоводни документи, се съхраняват в следните срокове:
- ведомости за заплати – 50 (петдесет) години, считано от 1 (първи) януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- счетоводни регистри и финансови отчети, включително документи за данъчен контрол, одит и последващи финансови инспекции – 10 (десет) години, считано от 1 (първи) януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят;
- всички останали носители на счетоводна информация – 3 (три) години, считано от 1 (първи) януари на отчетния период, следващ отчетния период, за който се отнасят.
Права на субектите на данни и начин за упражняването им
Субектите на данни, чиито данни се обработват от Администратора, имат:
· Право на достъп до личните данни, включително да получат копие от тях. Това право може да се упражни, като се изпрати заявление за достъп до информация или се попълни формуляр на място в офиса на Дружеството;
· Право да коригират неточни или непълни на лични данни като се изпрати заявление по имейл или се попълни формуляр на място в офиса на Администратора;
· Право на изтриване (право „да бъдеш забравен“) на личните си данни като се изпрати заявление или на място се попълни необходимия формуляр;
· Право на ограничаване на обработването, което може да се упражни като се изпрати заявление или на хартиен носител на място в офиса на Дружеството;
· Право на преносимост на данните, което могат да упражнят като се изпрати заявление или на място в офиса на Дружеството и се попълни необходимата форма;
· Право на възражение като може да се упражни като се изпрати заявление или като се попълни съответния формуляр на хартиен носител на място.
Отговорите на исканията за упражняване на права се получават на място в офиса на Дружеството след предоставяне на лична карта от заявителя за справка. Дружеството е в процес на изграждане на система, която да предостави възможност за изпращане на отговор и по електронен път чрез криптиране на трафика.
Даване на съгласие и оттегляне на съгласие
Ние може да поискаме съгласие от субектите на данни, за да може да обработваме лични данни за една или повече от посочените от нас цели. Съгласието трябва да бъде свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните.
Съгласието може да бъде оттеглено по всяко време по начина, по който е било дадено. Може да бъде оттеглено съгласието като се изпрати формуляр или на място в офиса на Дружеството.
Право на жалба до надзорния орган
В съответствие с Общия регламент за защита на данните и Закона за защита на личните данни, субектите на данни имат правото да подадат жалба до Комисията за защита на личните данни на адрес: гр. София, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, или чрез интернет страницата: www.cpdp.bg.
Мерки за сигурност на личните данни
Администраторът предприема необходимите мерки за сигурност на личните данни. Всички документи на хартиен носител, съдържащи лични данни, се съхраняват в заключени шкафове в офисите на Дружеството, като само упълномощени лица имат достъп до тях. Помещенията на Администратора имат инсталирани алармени системи, които спомагат за ограничаване на неоторизиран достъп до данните.
Достъпът до информационните системи на Дружеството се извършва чрез уникални потребителски акаунти и пароли за всеки един служител. Членовете на персонала преминават през обучение непосредствено след наемането им и спазват напълно правилата за конфиденциалност, като действа забрана за споделяне на лични данни с неоторизирани за това лица.